আপনি যদি প্রতিদিন গুগল ডক্স, শিটস, অথবা স্লাইডস নিয়ে কাজ করেন, তাহলে আপনার হয়তো মনে হয়েছে, "আমি যদি গতকালের মতোই ফিরে যেতে পারতাম।" ভালো খবর হলো, আপনি পারবেন। গুগল ডক্স এবং গুগল ড্রাইভ উভয়ের মধ্যেই রয়েছে একটি শক্তিশালী সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ এবং কার্যকলাপ ইতিহাস সিস্টেম যা আপনাকে জানতে সাহায্য করে কে কী স্পর্শ করেছে, কখন করেছে এবং সর্বোপরি, আপনার ফাইলগুলির পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি পুনরুদ্ধার করতে।
এছাড়াও, যখন আপনি পিডিএফ, ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, ছবি বা ভিডিওর মতো বাহ্যিক ফাইল আপলোড করেন, তখন আপনি একটি সিস্টেমের সুবিধাও নিতে পারেন পুরানো সংস্করণগুলি প্রতিস্থাপন, ডাউনলোড বা মুছে ফেলার জন্য গুগল ড্রাইভে মৌলিক সংস্করণ তৈরি করা শেয়ার করা ফোল্ডারগুলিতে জিনিসপত্র নষ্ট না করে। এবং যদি আপনি ক্লাউড স্টোরেজ বা গিটের মতো উন্নত সিস্টেমের সাথে কাজ করেন, তাহলে গুগল কীভাবে সংস্করণ পরিচালনা করে তা বুঝতে আপনাকে সাহায্য করে আপনার ডকুমেন্টগুলি আরও ভালোভাবে সাজান, ওভাররাইট করা এড়িয়ে চলুন এবং মানসিক শান্তি অর্জন করুন দিনে দিনে।
গুগল ডক্স এবং গুগল ড্রাইভে ভার্সন কন্ট্রোল কী?
যখন আমরা গুগল ইকোসিস্টেমে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে কথা বলি, তখন আমরা দুটি পরিপূরক বিষয় উল্লেখ করি: গুগলের নেটিভ ফাইলের মধ্যে সংস্করণ ইতিহাস (ডক্স, শিট এবং স্লাইড) এবং গুগল ড্রাইভে সংরক্ষিত ফাইলের সংস্করণ ব্যবস্থাপনা (পিডিএফ, ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, ছবি, বা ভিডিও সহ) ম্যানেজ ভার্সন বিকল্পটি ব্যবহার করে।
একটি অফিস ডকুমেন্ট এমন কিছু নয় যা একবার তৈরি হয়ে যায় এবং এটিই শেষ; এটি খসড়া, সংশোধন, সংশোধন এবং চূড়ান্ত সংস্করণের পর্যায়গুলিঅনেকেই "draft1", "final", "final OK" ইত্যাদি ডজন ডজন ফাইল তৈরি করে এই সমস্যা সমাধান করেন। গুগল ভার্সন নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে, ফাইলগুলিকে গুণ করার পরিবর্তে, আপনি সর্বদা একই ফাইলে কাজ করেন এবং গুগল পরিবর্তনগুলি কালানুক্রমিক স্ন্যাপশট হিসাবে সংরক্ষণ করে।.
সমান্তরালভাবে, ড্রাইভ একটি ফাংশন অন্তর্ভুক্ত করে কার্যকলাপ এটি আপনার ফাইলগুলির কী ঘটেছে তা তালিকাভুক্ত করে: কে সেগুলি সম্পাদনা করেছে, কে সেগুলির নাম পরিবর্তন করেছে, কে সেগুলিকে অন্য ফোল্ডারে স্থানান্তর করেছে, অথবা কে সেগুলি অন্য কারো সাথে ভাগ করেছে। এই দ্বৈত পদ্ধতি (ক্রিয়াকলাপ + সংস্করণ) আপনাকে আপনার ফাইলগুলির উপর খুব সুনির্দিষ্ট নিয়ন্ত্রণ দেয়। আপনার নথির বিবর্তন এবং ব্যবহার, বিশেষ করে সহযোগিতামূলক কাজের পরিবেশে কার্যকর।
Google Drive-এ সাম্প্রতিক কার্যকলাপ এবং পরিবর্তনগুলি দেখুন
আপনার ফাইলগুলির কী ঘটে তা Google ড্রাইভ রেকর্ড রাখে, যাতে আপনি কে কখন কী করেছে তা দ্রুত শনাক্ত করুনএই কার্যকলাপের মধ্যে রয়েছে নথি সম্পাদনা করা, মন্তব্য করা, নাম পরিবর্তন করা, ফোল্ডারগুলির মধ্যে স্থানান্তর করা, নতুন ফাইল আপলোড করা এবং ভাগ করে নেওয়ার অনুমতি পরিবর্তন করা।
আপনার কম্পিউটার থেকে এই সাধারণ কার্যকলাপটি পর্যালোচনা করতে, লগ ইন করুন drive.google.comনিজেকে অবস্থানে রাখুন আমার ইউনিট এবং, উপরের ডান কোণে, তথ্য আইকন সহ পাশের প্যানেলটি খুলুন। সেই প্যানেলের মধ্যে, আপনার জন্য একটি ট্যাব রয়েছে এমন কার্যকলাপ যেখানে সাম্প্রতিক ঘটনাগুলি তারিখ অনুসারে সাজানো থাকে। যা আপনার ফাইল এবং ফোল্ডারগুলিকে প্রভাবিত করে।
যদি আপনি কোন নির্দিষ্ট আইটেমের কার্যকলাপে আগ্রহী হন, তাহলে কেবল সেই ফাইল বা ফোল্ডারে ক্লিক করুন এবং কার্যকলাপ ট্যাবের ডানদিকের প্যানেলে আবার দেখুন। সেখানে আপনি দেখতে পাবেন কোন ব্যবহারকারীরা সেই রিসোর্সটি সম্পাদনা, মন্তব্য, স্থানান্তর বা ভাগ করেছেন এবং কখন তারা তা করেছেন?এটি বিশেষভাবে কার্যকর যখন আপনি একটি দলে কাজ করছেন এবং এক নজরে বুঝতে চান যে একটি প্রকল্প কীভাবে বিকশিত হয়েছে।
এই অ্যাক্টিভিটি ভিউটি সর্বদা ডিফল্টরূপে দৃশ্যমান হয় না; আপনাকে এটি ম্যানুয়ালি খুলতে হবে, কিন্তু একবার আপনি এটিতে অভ্যস্ত হয়ে গেলে, এটি একটি হালকা নিরীক্ষণ এবং "স্মৃতি বের করার" জন্য একটি অত্যন্ত ব্যবহারিক হাতিয়ার। যখন আপনি মনে করতে পারবেন না যে আপনি কখন কিছু পরিবর্তন করেছেন। অ্যাক্টিভিটি বৈশিষ্ট্যটি ওয়েব সংস্করণে এবং অ্যান্ড্রয়েড, আইফোন এবং আইপ্যাডের মোবাইল অ্যাপগুলিতেও উপলব্ধ।
গুগল ডকুমেন্টে (ডক্স, শিট এবং স্লাইড) ভার্সনের ইতিহাস
গুগলের নেটিভ ফাইল ফর্ম্যাট (ডক্স, শিট এবং স্লাইড) এর মধ্যে রয়েছে একটি সম্পূর্ণ সংস্করণ ইতিহাস ড্রাইভে আপলোড করা ফাইলের সংস্করণ, যেমন পিডিএফ বা ছবি, ট্র্যাক করার সাথে এর কোনও সম্পর্ক নেই। আমরা এমন একটি সিস্টেমের কথা বলছি যা কন্টেন্টের মধ্যে পরিবর্তনগুলি দেখার জন্য, পূর্ববর্তী অবস্থা পুনরুদ্ধার করার জন্য এবং কী সংস্করণগুলির নামকরণের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।
ডকুমেন্ট, শিট বা উপস্থাপনার ভেতর থেকেই, আপনি মেনুতে গিয়ে ইতিহাস অ্যাক্সেস করতে পারেন। ফাইল > সংস্করণ ইতিহাস > সংস্করণ ইতিহাস দেখুনএটি করলে একটি সাইড প্যানেল খুলবে যেখানে আপনি পাবেন তারিখ এবং সময় অনুসারে গোষ্ঠীভুক্ত সমস্ত সংস্করণ, এবং অনেক ক্ষেত্রেই প্রতি ব্যবহারকারীর জন্যও যদি ফাইলটি সম্পাদনা করার জন্য একাধিক ব্যক্তি থাকে।
যখন আপনি একটি টাইমস্ট্যাম্প নির্বাচন করেন, তখন নথির পরিবর্তিত অংশগুলি রঙিনভাবে হাইলাইট করা হয়, যাতে আপনি কী যোগ করা হয়েছে, কী সরানো হয়েছে, বা কী পরিবর্তন করা হয়েছে তা দৃশ্যত শনাক্ত করুন এবং প্রতিটি পরিবর্তন কে করেছে। এটি ব্যাপক সংশোধন পর্যালোচনা করার জন্য, মন্তব্যগুলি সঠিকভাবে প্রয়োগ করা হয়েছে কিনা তা যাচাই করার জন্য, অথবা কপিগুলি ম্যানুয়ালি তুলনা না করেই দীর্ঘ লেখার ইতিহাস বোঝার জন্য খুবই সুবিধাজনক।
ইতিহাসের মধ্যে আপনি বিকল্পটি ব্যবহার করতে পারেন এই সংস্করণের নাম দিন গুরুত্বপূর্ণ মাইলফলক চিহ্নিত করতে: উদাহরণস্বরূপ, "ক্লায়েন্টের জন্য খসড়া," "চূড়ান্ত সংস্করণ অনুমোদিত," অথবা "সংশোধিত আইনি জমা।" সংস্করণের নামকরণ আপনাকে অনুমতি দেয় কয়েক ডজন ছোটখাটো পরিবর্তন এড়িয়ে যান এবং সরাসরি একটি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টে ফিরে যান দলিলের জীবনে, যখন অনেক সংস্করণ থাকে তখন এটি মৌলিক কিছু।
যদি কোনও সময়ে আপনার সাম্প্রতিক পরিবর্তনগুলি পূর্বাবস্থায় ফেরাতে হয়, তাহলে কেবল পছন্দসই টাইমস্ট্যাম্পটি নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন এই সংস্করণটি পুনরুদ্ধার করুনডকুমেন্টটি তার পূর্ববর্তী অবস্থায় ফিরে যায়, যদিও ইতিহাস এখনও পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি দেখাবে, তাই আপনি সর্বদা... তথ্য হারানোর ভয় ছাড়াই সময়ের সাথে সাথে এগিয়ে যান এবং পিছনে যান.
স্প্রেডশিটে, আপনার একটি আরও সূক্ষ্ম ফাংশন রয়েছে: একটি নির্দিষ্ট কক্ষে ডান-ক্লিক করে আপনি ব্যবহার করতে পারেন পরিবর্তনের ইতিহাস দেখানযা আপনাকে দেখতে দেবে কে ঠিক সেই কোষটি পরিবর্তন করেছিল এবং কখনতবে, সমস্ত পরিবর্তন সেখানে প্রদর্শিত হয় না (উদাহরণস্বরূপ, সারি এবং কলাম সন্নিবেশ করানো বা মুছে ফেলা, বিন্যাস পরিবর্তন, অথবা সূত্র দ্বারা উত্পন্ন পরিবর্তনগুলি সেই নির্দিষ্ট ইতিহাসে প্রতিফলিত হয় না)।
গুগল ডক্স, শিট, স্লাইড এবং ভিডিওতে সাম্প্রতিক পরিবর্তনের সূচক
যখন আপনি Google পরিবেশে কোনও ডকুমেন্ট, স্প্রেডশিট, উপস্থাপনা, এমনকি নির্দিষ্ট ভিডিও সামগ্রী সম্পাদনা করেন, তখন সাধারণত উপরের ডানদিকে একটি সূচক প্রদর্শিত হয়। "শেষ পরিবর্তন" আপনাকে জানাবে যে ফাইলটি পরিবর্তনকারী সর্বশেষ ব্যক্তি কে ছিলেন আর সে কখন এটা করেছিল? যদি তুমি ওই আইকনের উপরে একটি ছোট নীল বিন্দু দেখতে পাও, তাহলে এর অর্থ হল আপনি শেষবার ফাইলটি খোলার পর থেকে কিছু পরিবর্তন হয়েছে।.
এই দ্রুত অ্যাক্সেসটি খুবই কার্যকর আপনি যখন দূরে ছিলেন তখন কেউ ফাইলটি স্পর্শ করেছে কিনা তা এক নজরে সনাক্ত করুনসংস্করণের ইতিহাসে গভীরভাবে অনুসন্ধান করার প্রয়োজন ছাড়াই। দ্রুত পর্যালোচনার জন্য বা রিয়েল টাইমে অন্যদের সাথে সমন্বয় করার জন্য, এটি একটি ছোট বিবরণ যা কাজের গতি অনেক বাড়িয়ে দেয়।
আপলোড করা ফাইলগুলির জন্য গুগল ড্রাইভে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ (পিডিএফ, ওয়ার্ড, ছবি, ভিডিও...)
ডক্স, শিট এবং স্লাইডের অভ্যন্তরীণ ইতিহাস ছাড়াও, গুগল ড্রাইভের আপনার আপলোড করা ফাইলগুলির জন্য নিজস্ব সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ স্তর রয়েছে যা গুগল থেকে নয়, যেমন PDF, Word ডকুমেন্ট, ইমেজ ফাইল, PowerPoint প্রেজেন্টেশন, অথবা ভিডিওএখানে পদ্ধতিটি ভিন্ন: আপনি ফাইলের "ভিতরে" পরিবর্তনগুলি দেখতে পান না, বরং ড্রাইভ সেগুলি সংরক্ষণ এবং পরিচালনা করে। সেই ফাইলের পূর্ণ সংস্করণ.
কোনও ফাইলের পুরানো সংস্করণ মুছে ফেলার এবং তারপর নতুনটি আপলোড করার পরিবর্তে, এর অন্তর্নির্মিত বিকল্পটি ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে সংস্করণ পরিচালনা করুনযদি আপনি drive.google.com-এ একটি ফাইলে ডান-ক্লিক করেন এবং এই বিকল্পটি নির্বাচন করেন, তাহলে একটি উইন্ডো খুলবে যার সাথে সেই ফাইলের সমস্ত সংরক্ষিত সংস্করণপ্রতিটির তারিখ এবং আকার।
সেই সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ প্যানেল থেকে আপনি বিকল্পটি ব্যবহার করে ফাইলটির একটি নতুন সংস্করণ আপলোড করতে পারেন নতুন সংস্করণ আপলোড করুনকেউ ফাইলটি খুললে নতুন সংস্করণটি ডিফল্ট হয়ে যাবে এবং পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি যেমন থাকবে ডাউনলোডযোগ্য ইতিহাস এবং, যদি আপনি চান, মুছে ফেলা যাবেযদি আপনি অন্য কারো মালিকানাধীন ফাইলের একটি নতুন সংস্করণ আপলোড করেন, তাহলে সেই মালিকানা পরিবর্তন হবে না: মূল মালিক মালিকই থাকবেন।
এই সিস্টেমটি শেয়ার করা ফোল্ডারগুলিতে একটি সাধারণ সমস্যার সমাধান করে: যখন কেউ একটি পুরানো সংস্করণ মুছে অন্যটি আপলোড করে, তখন লিঙ্কগুলি ভেঙে যেতে পারে বা অন্যান্য ব্যবহারকারীরা যদি কপি বা শর্টকাট নিয়ে কাজ করেন তবে তারা এখনও ভুল সংস্করণটি দেখতে পাবেন।ম্যানেজ ভার্সন ব্যবহার করে, সবাই একই লিঙ্ক রাখে, কিন্তু কন্টেন্টটি নিয়ন্ত্রিত পদ্ধতিতে আপডেট করা হয়।
একই উইন্ডোতে, বিকল্পটি ব্যবহার করে পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি বেছে বেছে মুছে ফেলা সম্ভব অপসারণ সেই সংস্করণটিও সহ যা আপনি আর রাখতে চান না। এটি আপনার পুরো ইতিহাস না হারিয়ে স্টোরেজ স্পেস খালি করে, যদি আপনার প্রয়োজন না হয়, শুধুমাত্র সেই সংস্করণটিই রাখবে যা আপনি আর রাখতে চান না। সাম্প্রতিক সংস্করণগুলি অথবা যেগুলি সংরক্ষণ করা সত্যিই যুক্তিসঙ্গত.
মনে রাখবেন যে, ডিফল্টরূপে, ড্রাইভ প্রাথমিকভাবে সংরক্ষণ করে পুরাতন ফাইলের সাম্প্রতিক সংস্করণযদি না আপনি একটি সংস্করণ চিরতরে রাখার বিকল্পটি নির্বাচন করে অন্যথায় নির্দিষ্ট করেন, তাহলে এর অর্থ হল কিছু ক্ষেত্রে সিস্টেম স্থান বাঁচাতে সংশোধনগুলিকে একত্রিত করতে পারে, তাই আপনি একটি বড় ফাইলের প্রতিটি মধ্যবর্তী পুনরাবৃত্তি খুঁজে নাও পেতে পারেন।
গুগল ড্রাইভে কখন কোন ফাইল যোগ করা হয়েছে তা আমি কীভাবে দেখতে পারি?
কখনও কখনও আপনার আর্কাইভের ঐতিহাসিক বিষয়বস্তু দেখার খুব বেশি প্রয়োজন হয় না, কিন্তু ড্রাইভে কখন এটি আপলোড বা তৈরি করা হয়েছে তা জানতেউদাহরণস্বরূপ, একটি ডেলিভারির তারিখ ন্যায্যতা প্রমাণ করার জন্য অথবা একটি প্রকল্পের অগ্রগতি পর্যালোচনা করার জন্য।
আপনার কম্পিউটার থেকে এটি পরীক্ষা করতে, খুলুন drive.google.comপ্রশ্নবিদ্ধ ফাইলটি সনাক্ত করুন, ডান-ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন ফাইলের তথ্য > বিস্তারিতসাইড প্যানেলে মেটাডেটা প্রদর্শিত হবে যেমন তৈরির তারিখ, শেষ পরিবর্তনের তারিখ, মালিক এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য, যা আপনাকে ড্রাইভের মধ্যে সেই ডকুমেন্টের জীবনচক্র বোঝা.
ডক্স/শিট/স্লাইড এবং আপলোড করা ফাইলের সংস্করণ ইতিহাসের মধ্যে পার্থক্য
সবচেয়ে ঘন ঘন বিভ্রান্তির মধ্যে একটি হল গুগল ডকুমেন্টের অভ্যন্তরীণ সংস্করণ ইতিহাস ড্রাইভে সংরক্ষিত ফাইলগুলির সংস্করণ সিস্টেমের সাথে, যা দুটি স্বতন্ত্র স্তর এবং ভিন্নভাবে আচরণ করে।
ডক্স, শিট এবং স্লাইডে, সংস্করণ ইতিহাস ডিজাইন করা হয়েছে যাতে কন্টেন্টের পরিবর্তনগুলি বিস্তারিতভাবে দেখুন: প্রতিটি অনুচ্ছেদ কে লিখেছেন, কে একটি টেবিল মুছেছেন, কোন টেক্সট যোগ করা হয়েছে, ব্যবহারকারীর দ্বারা রঙ, সংস্করণের নামকরণ এবং নথির নির্দিষ্ট অবস্থা পুনরুদ্ধার করার ক্ষমতা।
তবে, আপলোড করা ফাইলগুলির (পিডিএফ, ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, ছবি, ইত্যাদি) সাথে, গুগল ড্রাইভ কেবল পরিচালনা করে অবিভাজ্য একক হিসেবে ফাইলের সম্পূর্ণ সংস্করণভেতরে কী পরিবর্তন হয়েছে সে সম্পর্কে আপনি বিস্তারিতভাবে যেতে পারবেন না, অথবা রঙিনভাবে হাইলাইট করা লেখা দেখতে পারবেন না, অথবা লাইন বাই লাইন তুলনা করতে পারবেন না; আপনি কেবল একটি পুরোনো সংস্করণ ডাউনলোড করুন, এটি মুছে ফেলুন, অথবা এটিকে একটি নতুন সংস্করণ দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।.
এই কারণেই, যখন এমন নথি নিয়ে কাজ করা হয় যেগুলি সহযোগিতামূলক সম্পাদনার অনেক ধাপ অতিক্রম করে, তখন বিবেচনা করা উচিত যে সেগুলিকে রূপান্তর করা কি উপযুক্ত কিনা গুগল নেটিভ ফর্ম্যাট (উদাহরণস্বরূপ, গুগল ডক্সে একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট আমদানি করা) আপলোড করা ফাইলগুলির মৌলিক সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের মধ্যে সীমাবদ্ধ না থেকে উন্নত ইতিহাস থেকে উপকৃত হতে।
অন্যান্য প্ল্যাটফর্মে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ এবং গুগলের সাথে তুলনা
ভার্সন কন্ট্রোলের ধারণাটি গুগলের কাছেই অনন্য নয়; এটি অনেক সরঞ্জামেই ব্যাপক। অন্যান্য প্ল্যাটফর্মগুলি কীভাবে কাজ করে তা বোঝা আপনাকে সাহায্য করে গুগল ড্রাইভ এবং গুগল ডক্স কী অফার করে তা প্রসঙ্গে তুলে ধরার জন্য আপনার কর্মপ্রবাহের জন্য কোনটি সবচেয়ে উপযুক্ত তা আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, যার মধ্যে রয়েছে গুগল ড্রাইভের সেরা বিকল্প.
ঐতিহ্যবাহী অফিস পরিবেশে, মাইক্রোসফ্ট 365 এবং শেয়ারপয়েন্ট একটি বজায় রাখে প্রতি ফাইলের শত শত সংস্করণের ইতিহাসপ্রাথমিক এবং মাধ্যমিক সংস্করণ, অনুমোদনের কর্মপ্রবাহ, ধারণ নীতি এবং উন্নত অনুমতির বিকল্প সহ। সংস্করণগুলি Word, Excel, অথবা PowerPoint-এর সাথে একীভূত, তাই প্রতিটি সংরক্ষণ ওয়েব ইন্টারফেস বা প্রসঙ্গ মেনু থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য একটি নতুন পুনরাবৃত্তি তৈরি করে।
ড্রপবক্স, তার পক্ষ থেকে, ধরে রাখে ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের জন্য ৩০ দিনের ট্রায়াল পিরিয়ড এবং ব্যবসায়িক পরিকল্পনার জন্য দীর্ঘ সময়কালমোবাইল ডিভাইস থেকেও বড় ফাইল পরিচালনা এবং ইতিহাস অ্যাক্সেস করার জন্য ডিজাইন করা বৈশিষ্ট্য সহ। OneDrive, iCloud, এবং অন্যান্য অনুরূপ পরিষেবাগুলি বিভিন্ন ধারণ সময়ের সাথে স্বয়ংক্রিয় সংস্করণগুলিকে একীভূত করে।
সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্টের জগতে আরও উন্নত সিস্টেম ব্যবহার করা হয়, যেমন গিট এবং গিটহাবের মতো প্ল্যাটফর্মগুলিএই টুলগুলি আপনাকে কেবল পুনরাবৃত্তি সংরক্ষণ করার অনুমতি দেয় না, বরং প্রকল্পগুলিকে শাখা করার, শাখাগুলিকে একত্রিত করার, লাইন বাই লাইন পর্যালোচনা করার এবং অনেক সহযোগীর মধ্যে বিতরণ করা পরিবর্তনগুলি পরিচালনা করার অনুমতি দেয়। যদিও এটি সাধারণ অফিস ব্যবহারের বাইরেও যায়, এটি একই অন্তর্নিহিত ধারণা ভাগ করে নেয়: কাজটি রক্ষা করুন এবং প্রতিটি পরিবর্তনের একটি স্পষ্ট রেকর্ড বজায় রাখুন.
এই সকলের প্রতিক্রিয়ায়, গুগল ড্রাইভ এবং গুগল ওয়ার্কস্পেস একটি অফার করার উপর মনোনিবেশ করে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ রিয়েল-টাইম সম্পাদনার সাথে অত্যন্ত সংহত।এটি ডক্স, শিট এবং স্লাইডে বিশেষভাবে শক্তিশালী, যার মধ্যে ক্রমাগত সংরক্ষণ, নামযুক্ত সংস্করণ, এক-ক্লিক পুনরুদ্ধার এবং বিস্তারিত পরিবর্তন ট্র্যাকিং রয়েছে, যেখানে আপলোড করা ফাইলগুলির জন্য এটি বেশিরভাগ অফিস প্রসঙ্গে একটি সহজ কিন্তু পর্যাপ্ত সিস্টেম প্রদান করে।
সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ এবং ক্লাউড স্টোরেজ: স্থান, সিঙ্ক্রোনাইজেশন এবং নিরাপত্তা
প্রতিটি সংস্করণের ইতিহাসের জন্য স্টোরেজ স্পেসের মূল্য দিতে হয়, এবং গুগলও এর ব্যতিক্রম নয়। ফাইলের প্রতিটি অতিরিক্ত সংস্করণ, তা সে নেটিভ ফর্ম্যাটে হোক বা আপলোড করা হোক, বোঝায় আপনার ক্লাউড স্টোরেজ কোটার কিছু অংশ ব্যবহার করুনতবে, অনেক সিস্টেম প্রভাব কমাতে কম্প্রেশন বা ক্রমবর্ধমান স্টোরেজ কৌশল প্রয়োগ করে।
বাস্তবে, গুগল একটি অভ্যন্তরীণ নীতিমালা সহ ক্রমাগত সংরক্ষণ পদ্ধতি যা স্থান বাঁচাতে সংশোধনগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করতে পারেএটি বিশেষ করে ঘন ঘন আপডেট হওয়া নথির ক্ষেত্রে সত্য। অতএব, আপনি যদি ইতিহাসে প্রচুর সংখ্যক সংস্করণ দেখতে পান, তবুও সিস্টেমটি যদি সেগুলিকে একত্রিত করে থাকে তবে আপনার কাছে প্রতিটি ছোট, ক্ষুদ্র-বিভাগীয় পরিবর্তনই থাকবে না।
বড় ফাইলের ক্ষেত্রে (যেমন, উচ্চ-রেজোলিউশনের ভিডিও বা ছবি) এটি সুপারিশ করা হয় পর্যায়ক্রমে অপ্রয়োজনীয় সংস্করণগুলি পরিষ্কার করুন আপনার স্টোরেজ স্পেস নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যাওয়া থেকে রক্ষা করতে "Manage Versions" বিকল্পটি ব্যবহার করুন। একই সাথে, কিছু গুরুত্বপূর্ণ সংস্করণ রাখলে আপনি যদি কিছু ভুল হয়ে যায় বা আপনার রোল ব্যাক করার প্রয়োজন হয় তবে কিছুটা নমনীয়তা পাবেন।
অফলাইন আচরণের ক্ষেত্রে, অনেক গুগল অ্যাপ অনুমতি দেয় অফলাইনে কাজ করুন এবং পুনরায় সংযোগ স্থাপনের সময় পরিবর্তনগুলি সিঙ্ক করুনসেই মুহুর্তে, প্ল্যাটফর্মটি রিয়েল-টাইম সহযোগিতার ক্ষমতার মধ্যে, ইতিহাসকে সম্মান করে এবং আপনার অফলাইনে থাকাকালীন অন্যান্য ব্যক্তিদের করা কাজের সাথে পরিবর্তনগুলিকে একত্রিত করে, সংশ্লিষ্ট সংস্করণগুলি তৈরি করে।
নিরাপত্তার ক্ষেত্রে, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের সাথে মিলিত হয় এনক্রিপশন, দ্বি-পদক্ষেপ প্রমাণীকরণ এবং সংযুক্ত ডিভাইসগুলির ব্যবস্থাপনার মতো ব্যবস্থাযদিও ভার্সনিং নিজেই একটি নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্য নয়, এটি মানসিক প্রশান্তির একটি অতিরিক্ত স্তর প্রদান করে কারণ এটি আপনাকে দুর্ঘটনাক্রমে ওভাররাইট করা, মানুষের ত্রুটির কারণে সামগ্রী হারানো এবং এমনকি একটি নথির মধ্যে দূষিত পরিবর্তন থেকে উদ্ভূত কিছু সমস্যার হাত থেকে রক্ষা করে।
গুগল ডক্স এবং ড্রাইভে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবহার করার সময় সেরা অনুশীলনগুলি
গুগলের ভার্সনিং সিস্টেম থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে, কিছু গ্রহণ করা অপরিহার্য সহজ আয়োজন এবং পরিষ্কারের রুটিনবিশেষ করে যদি আপনি অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সাথে এবং অনেক শেয়ার করা ফাইলের সাথে কাজ করেন।
একটি খুবই বাস্তবসম্মত সুপারিশ হল এর সুবিধা গ্রহণ করা ডক্স, শিট এবং স্লাইডে নামযুক্ত সংস্করণ নথির নকল বা প্রতি দিন তাদের শিরোনাম পরিবর্তন করার পরিবর্তে, স্পষ্ট মাইলফলক চিহ্নিত করতে। এইভাবে, আপনি একটি একক মাস্টার ফাইল বজায় রাখবেন এবং ইতিহাস ব্যবহার করবেন "খসড়া ১", "আইনি পর্যালোচনা", "ক্লায়েন্ট অনুমোদিত" এর মধ্যে নেভিগেট করুন। এবং প্রকল্পের অন্যান্য পর্যায়গুলি।
আরেকটি ভালো অভ্যাস হলো, বড় ড্রাইভ ফাইলে (পিডিএফ, ভিডিও, জটিল ছবি) সংরক্ষিত ভার্সনগুলো পর্যায়ক্রমে পর্যালোচনা করা এবং যেগুলো আর কোনও উদ্দেশ্য পূরণ করে না, সেগুলো মুছে ফেলা। এইভাবে আপনি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ কয়েকটি সংস্করণ রেখে হাল না ছেড়ে জায়গা খালি করুনউদাহরণস্বরূপ, প্রাথমিকটি, কিছু প্রাসঙ্গিক মধ্যবর্তীটি এবং শেষটি।
যদি আপনি একটি দলে কাজ করেন, তাহলে অন্যান্য ব্যবহারকারীদের কাছে কীভাবে অ্যাক্সেস করবেন তা ব্যাখ্যা করার জন্য কয়েক মিনিট সময় নেওয়া উচিত অ্যাক্টিভিটি প্যানেল এবং সংস্করণ ইতিহাসসহযোগী নথিতে রঙের অর্থ কী? আপনি কীভাবে একটি পুরানো সংস্করণ পুনরুদ্ধার করবেন? এবং যদি আপনি এমন পরিবর্তনগুলি সনাক্ত করেন যা করা উচিত ছিল না তবে আপনি কী করবেন? এই ধরণের হালকা প্রশিক্ষণ দ্বন্দ্ব এবং "যুদ্ধ ওভাররাইট" অনেকাংশে হ্রাস করে।
চূড়ান্ত বিবেচনা
অবশেষে, গুগল ভার্সন নিয়ন্ত্রণকে অন্যান্য ব্যবস্থার সাথে একত্রিত করার চেষ্টা করুন যেমন নিয়মিত ব্যাকআপ, স্পষ্ট শেয়ারিং নীতি এবং ভালো অনুমতি ব্যবস্থাপনাযদিও গুগল উচ্চ স্তরের সুরক্ষা প্রদান করে, অভ্যন্তরীণ সংগঠন (কে সম্পাদনা করতে পারে, কে কেবল দেখতে পারে, কে পরিচালনা করে) ঘটনা প্রতিরোধ এবং আপনার ফাইলগুলি নিয়ন্ত্রণে রাখার মূল চাবিকাঠি।
গুগল ডক্স এবং গুগল ড্রাইভে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ এবং কার্যকলাপের ইতিহাস বোঝা এবং কার্যকরভাবে ব্যবহার করা "final_draft_definitive" এর বিশৃঙ্খলাকে একটি পরিষ্কার, সুসংগঠিত এবং পুনরুদ্ধারযোগ্য ব্যবস্থাযেখানে প্রতিটি পরিবর্তন রেকর্ড করা থাকে, আপনি যখনই প্রয়োজন তখন ফিরে যেতে পারেন এবং আপনার সহযোগী নথিগুলি ফোল্ডার এবং অন্তহীন কপিগুলিকে জাগিয়ে তোলার প্রয়োজন ছাড়াই নিয়ন্ত্রণে রাখা হয়। এই টিউটোরিয়ালটি শেয়ার করুন এবং আরও ব্যবহারকারীরা Google Docs এবং Google Drive এর সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে জানতে পারবেন।
